3 cách để trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức

Mục lục:

3 cách để trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức
3 cách để trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức

Video: 3 cách để trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức

Video: 3 cách để trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức
Video: Cách Đòi Tăng Lương (hiệu quả 100%) 2024, Tháng Ba
Anonim

Để trở thành một thư ký giỏi, bạn phải luôn sẵn sàng giải quyết một việc gì đó, ngoài việc hiệu quả và có tổ chức. Người đảm nhận vai trò này, vốn cần rất nhiều sự tin tưởng, là một phần không thể thiếu của đội, nhưng điều đó không giúp họ thoát khỏi việc phải biết cách giao tiếp thật tốt. Nâng cao kỹ năng của bạn ngày càng nhiều chính là cách để bạn có một công việc thú vị, ổn định và như ý.

các bước

Phương pháp 1/3: Lập trường chuyên nghiệp

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 1
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 1

Bước 1. Luôn đến đúng giờ

Cố gắng đến sớm hơn bình thường một chút để sắp xếp văn phòng và chuẩn bị cho các cuộc họp trong ngày và các cuộc hẹn khác. Hãy tận dụng thời gian khi môi trường trống trải và yên tĩnh hơn để đọc email và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ quan trọng khác.

Cố gắng ghi lại thời gian đi làm mỗi ngày và điều chỉnh thói quen của bạn cho phù hợp. Đặt cho mình một khoản tiền ký quỹ trước 15 hoặc 20 phút để bạn không có nguy cơ bị trễ do điều gì đó không lường trước được. Nếu bạn đi đâu đó lần đầu tiên, hãy chạy thử trước để biết bạn mất bao lâu để đến đó

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 2
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 2

Bước 2. Sắp xếp các ý tưởng

Nghỉ ngơi nhiều để tinh thần được bình tĩnh và thư thái. Bằng cách đó bạn có thể sắp xếp các ý tưởng rõ ràng hơn. Uống cà phê hoặc trà vào sáng sớm hoặc khi bạn cảm thấy cần làm mới tinh thần. Bất cứ khi nào có thể, hãy nghỉ ngơi và để lại bàn làm việc của bạn trong tình trạng sạch sẽ và ngăn nắp.

Cứ sau 52 phút làm việc, tốt hơn hết là bạn nên nghỉ 17 phút. Các nghiên cứu chỉ ra rằng thời gian làm việc và nghỉ ngơi này sẽ thúc đẩy năng suất hơn nữa. Trong thời gian giải lao, hãy đứng dậy vươn vai hoặc thực hiện một số bài tập đơn giản. Ngoài ra, hãy tận dụng cơ hội để trò chuyện một chút với đồng nghiệp của bạn hoặc đơn giản là đi dạo quanh văn phòng và uống một chút nước

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 3
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 3

Bước 3. Luôn lưu tâm đến lịch trình

Một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất của những người làm thư ký là phải biết lịch làm việc của sếp, những nhân viên quan trọng khác trong công ty và những nhiệm vụ mà mình cần phải hoàn thành. Luôn theo dõi lịch trình của bạn để tránh những sai lầm như lên lịch cho hai cuộc họp khác nhau trong cùng một thời điểm.

Hãy để chương trình làm việc, dù thực hay ảo, luôn mở. Khi ai đó hỏi bạn một câu hỏi về các cuộc hẹn của sếp hoặc cố gắng sắp xếp một cuộc hẹn, bạn đã có sẵn thông tin

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 4
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 4

Bước 4. Chuẩn bị cho các cuộc họp

Mang theo tất cả các tài liệu cần thiết, chẳng hạn như chương trình làm việc, máy tính xách tay và ghi chú từ các hội nghị trước. Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy hỏi cấp trên xem bạn có cần làm gì đó không, chẳng hạn như giao một số tài liệu cho những người tham gia hoặc chịu trách nhiệm về máy tính để thực hiện một bài thuyết trình.

Vào đêm hôm trước hoặc vài giờ trước, hãy gửi phạm vi cuộc họp, biên bản cuộc hẹn trước đây hoặc bất kỳ tài liệu nào khác có liên quan đến người tham dự

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 5
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 5

Bước 5. Học tốc ký

Nhu cầu ghi chép thông tin thường rất lớn đối với những người làm công việc thư ký. Tham gia một khóa học tốc ký để học cách viết nhanh hơn.

Nếu không quen ghi chú bằng tay, bạn có thể học cách gõ nhanh hơn. Kiểm tra bằng cách đặt đồng hồ bấm giờ một phút cho mỗi thiết bị bạn sử dụng và thử nhập nhanh trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính của bạn. Sau đó, đếm để xem bạn có thể nhập bao nhiêu từ trên mỗi thiết bị. Thường xuyên sử dụng cái có hiệu suất tốt nhất

Phương pháp 2/3: Cải tiến kỹ thuật tổ chức

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 6
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 6

Bước 1. Sử dụng lịch và lịch

Giữ cho lịch biểu, lịch và sổ ghi chép của bạn luôn tiện dụng và cập nhật thông tin khi cần thiết.

  • Bạn có thích làm việc với bút và giấy không? Có một miếng đệm và bút vừa vặn trong túi hoặc ví của bạn để bạn có thể luôn mang theo bên mình. Khi bạn ghi chú danh sách việc cần làm mà bạn có thể hoàn thành, hãy gạch bỏ nhiệm vụ đó khỏi danh sách.
  • Không sao nếu bạn thích tài nguyên kỹ thuật số. Sử dụng lịch di động của bạn để lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn, đồng thời đặt cảnh báo để nhận thông báo và lời nhắc. Các ứng dụng như Wunderlist và Todoist giúp ích rất nhiều.
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 7
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 7

Bước 2. Đồng bộ thông tin

Để giữ cho các ghi chú, công việc và cuộc hẹn của bạn luôn được cập nhật, điều quan trọng là phải đồng bộ hóa thông tin trên tất cả các thiết bị. Hiện tại, bất kỳ ứng dụng hiện đại nào cũng mang tính năng này.

  • Chia sẻ nhiệm vụ và tài liệu với các nhân viên khác và sếp của bạn. Basecamp và Trello là những ứng dụng có thể được sử dụng bởi nhiều người trong một nhóm.
  • Gửi tài liệu và bảng tính qua Google Documents hoặc các ứng dụng chia sẻ như Dropbox và Hightail.
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 8
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 8

Bước 3. Tạo hệ thống màu

Các ghi chú và tài liệu của bạn sẽ dễ hiểu hơn nếu bạn có thể sắp xếp chúng theo màu sắc. Đặt màu cho từng dự án, ngày, nhân viên hoặc bất kỳ loại phân chia nào khác có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Sử dụng bút đánh dấu văn bản hoặc tab màu để tìm thông tin nhanh hơn.

Nhiều ứng dụng email và điện thoại di động cung cấp loại tính năng này để chia nhỏ nhiệm vụ theo màu sắc

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 9
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 9

Bước 4. Xóa hộp thư đến email của bạn

Giữ tối ưu hóa hộp thư đến của bạn, xóa tất cả các thư không cần thiết và chỉ để lại những thư quan trọng nhất. Bạn cũng có thể đánh dấu một tin nhắn là chưa đọc hoặc đặt một biểu tượng theo dõi bên cạnh nó. Bạn có thể đặt những email ít quan trọng hơn vào các thư mục và xóa những email không cần thiết.

Hãy thử tạo các thư mục được sắp xếp theo năm, quý hoặc tháng. Hoặc phân chia theo dự án, loại hình hoặc nhân viên. Cố gắng trả lời, xóa hoặc thu thập thông tin quan trọng ngay sau khi nhận được để tránh kết thúc với các thư không liên quan trong hộp thư đến của bạn hoặc kết thúc bằng việc quên trả lời. Đặt một số nhiệm vụ cho tổ chức của riêng bạn: đặt đích của mỗi tin nhắn vào cuối ngày là một trong những nhiệm vụ đó

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 10
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 10

Bước 5. Hãy nhất quán

Giữ các tài liệu cùng loại ở vị trí riêng của chúng và dành riêng sổ ghi chép và cặp cho các dự án cụ thể. Giữ một tập giấy và bút bên cạnh điện thoại của bạn để ghi chú nhanh và tránh viết trên giấy rời, dễ bị mất. Viết thông tin cuộc họp ở một nơi riêng biệt để bạn không có nguy cơ trộn dữ liệu với những dữ liệu ít quan trọng hơn.

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 11
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 11

Bước 6. Tiết kiệm giấy và thời gian

Tránh in những tài liệu không cần thiết. Những gì có thể chỉ sử dụng kỹ thuật số, hãy chọn phương pháp này. Lưu hoặc quét các hồ sơ quan trọng để không lãng phí vật liệu và thời gian. Một trong những lợi thế của việc lưu tài liệu dưới dạng tệp kỹ thuật số là quyền truy cập vào chúng sẽ luôn chỉ bằng một cú nhấp chuột và bạn sẽ không có nguy cơ mất chúng.

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 12
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 12

Bước 7. Giữ cho kho nguyên vật liệu luôn được cập nhật

Hãy cẩn thận để không bỏ sót các tài liệu cơ bản như sổ tay, bút, phong bì, bìa hồ sơ và kim bấm. Nếu bạn không chịu trách nhiệm mua những mặt hàng này, vui lòng cung cấp danh sách cho Mua hàng. Đừng hết nguồn cung cấp để đặt một lô hàng mới. Có thể được giảm giá tốt nếu bạn mua sản phẩm với số lượng lớn.

Giữ các tài liệu có tổ chức trên bàn làm việc của bạn. Sử dụng hộp tập tin, thư mục, khay và các bộ sắp xếp khác

Phương pháp 3/3: Giao tiếp hiệu quả

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 13
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 13

Bước 1. Giữ một mẫu câu trả lời

Một cách đơn giản để tiết kiệm thời gian và năng lượng là có một số tệp với các câu trả lời tiêu chuẩn và thường được sử dụng. Tùy thuộc vào câu hỏi, bạn có thể trả lời sẵn câu trả lời, qua email hoặc qua điện thoại.

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 14
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 14

Bước 2. Hãy tỉ mỉ

Viết ra tất cả thông tin quan trọng trên điện thoại di động hoặc vào lịch của bạn, cho dù đó là cuộc gọi điện thoại, email đến hay chủ đề được đề cập trong cuộc họp. Sắp xếp các ghi chú này thành các thư mục hoặc tệp kỹ thuật số để tham khảo bất cứ khi nào bạn có câu hỏi hoặc được hỏi về nó và không thể nhớ ngay lập tức.

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 15
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 15

Bước 3. Hiệu quả và thân thiện trên điện thoại

Tạo một lời chào tử tế và dễ hiểu khi trả lời cuộc gọi. Có sẵn danh sách các tiện ích mở rộng từ những người và phòng ban khác và cố gắng ghi nhớ những tiện ích mở rộng quan trọng nhất để thực hiện nhanh các cuộc gọi.

Tìm hiểu những tính năng mà điện thoại của bạn cung cấp, chẳng hạn như chuyển tiếp cuộc gọi trực tiếp đến hộp thư của nhân viên hoặc thêm người đó vào cuộc gọi hội nghị. Biết những quy trình này sẽ giúp bạn hiệu quả hơn và tránh những khó khăn về kỹ thuật

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 16
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 16

Bước 4. Có trình độ tiếng Bồ Đào Nha tốt

Bài viết của bạn cần phải hoàn hảo, không có lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Trước khi gửi email hoặc phân phối một bản ghi nhớ, hãy xem lại nó để xem văn bản có chính xác hay không. Bạn không muốn gửi e-mail cho sếp đầy những lỗi kỳ cục, phải không?

Hầu hết các trình soạn thảo văn bản và ứng dụng email đều cung cấp tính năng đánh giá. Ngoài ra còn có một số tiện ích mở rộng bạn có thể thêm vào trình duyệt của mình để sửa lỗi chính tả trong văn bản trên các trang web và nền tảng truyền thông xã hội. Hãy suy nghĩ về việc có một trong những tiện ích mở rộng này, đặc biệt nếu bạn có trách nhiệm đăng lên mạng hoặc trang web của công ty

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 17
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 17

Bước 5. Hãy ngắn gọn và lịch sự trong email và thư thoại

Giải thích mục đích của cuộc gọi hoặc email, càng ngắn gọn và khách quan càng tốt. Đừng quên cho biết tên của bạn và công ty bạn đang làm việc. Nếu có thể, hãy để lại một số thông tin liên lạc ngoài những gì bạn đang sử dụng để liên lạc.

Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 18
Trở thành một thư ký hiệu quả và có tổ chức Bước 18

Bước 6. Xác nhận thời gian hẹn

Xác nhận qua email hoặc điện thoại về các cuộc họp của sếp và các nhiệm vụ quan trọng khác vào ngày hôm trước hoặc vài giờ trước đó. Điều quan trọng là phải đảm bảo cả với anh ta và với người mà anh ta sẽ gặp hoặc gặp gỡ. Liên hệ với bất kỳ ai chưa trả lời yêu cầu bằng cách gửi một email ngắn gọn, lịch sự hoặc gọi điện thoại nhã nhặn.

Đề xuất: