Cách viết thư yêu cầu: 13 bước

Mục lục:

Cách viết thư yêu cầu: 13 bước
Cách viết thư yêu cầu: 13 bước

Video: Cách viết thư yêu cầu: 13 bước

Video: Cách viết thư yêu cầu: 13 bước
Video: Viết Thư Yêu Cầu Bằng Tiếng Anh - Request letter 2024, Tháng Ba
Anonim

Tại một số thời điểm, hầu hết mọi người phải viết một lá thư yêu cầu một cái gì đó. Cho dù đó là một khoản đóng góp từ thiện, một cơ hội bỏ lỡ một kỳ thi, một cuộc gặp gỡ với chuyên gia trong lĩnh vực của bạn, hoặc một tài liệu bạn cần cho một báo cáo bạn đang viết, phong cách viết những bức thư này vẫn giống nhau. Làm theo các hướng dẫn sau để làm cho thư yêu cầu của bạn trở nên chuyên nghiệp và thuyết phục hơn.

các bước

Phần 1/3: Chuẩn bị viết

Viết thư yêu cầu Bước 1
Viết thư yêu cầu Bước 1

Bước 1. Thu thập những ý tưởng quan trọng nhất

Để viết một lá thư xin việc rõ ràng và hiệu quả, điều quan trọng là bạn phải có ý thức rõ ràng về mục tiêu và mục đích của mình.

  • Một cách tốt để đảm bảo rằng suy nghĩ của bạn về những chủ đề này rõ ràng là lấy ba mảnh giấy trắng và dán nhãn "tại sao tôi viết bức thư này", "mục đích của bức thư này" và "những suy nghĩ khác".
  • Đừng lo lắng quá nhiều về các chi tiết, hãy dành vài phút và viết ra suy nghĩ của bạn trên ba mảnh giấy này. Lập danh sách và thảo luận về những ý tưởng lớn mà bạn có về tình huống đã thúc đẩy bạn viết thư, liệu bạn có đạt được điều mình muốn từ nó hay không và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác mà bạn có thể cần.
Viết thư yêu cầu Bước 2
Viết thư yêu cầu Bước 2

Bước 2. Xem xét khán giả của bạn

Điều cần thiết để thiết lập giọng điệu phù hợp cho bức thư của bạn là hiểu đối tượng mà bạn đang viết thư. Sau cảm hứng ban đầu của bạn, trên một mảnh giấy khác viết những gì bạn biết về người nhận thư.

  • Ví dụ, vị trí của người này là gì, người đó có thể giúp gì cho bạn? Người đó có thể đưa ra quyết định cuối cùng về yêu cầu của bạn hoặc đưa ra quyết định về việc có chuyển yêu cầu của bạn lên cơ quan có thẩm quyền cao hơn hay không?
  • Bạn cũng nên xem xét kiến thức của người nhận thông điệp mà bạn đang viết. Nếu người đọc không thông thạo chủ đề bạn đang viết, điều này sẽ yêu cầu một kiểu viết khác (nghĩa là sử dụng ngôn ngữ đơn giản hơn và bao gồm nhiều thông tin cơ bản hơn) so với nếu người nhận của bạn đã là một chuyên gia về chủ đề này.
Viết thư yêu cầu Bước 3
Viết thư yêu cầu Bước 3

Bước 3. Lập dàn ý

Trước khi bắt đầu thực sự soạn thư, hãy lập dàn ý để sắp xếp các suy nghĩ của bạn thành một trật tự hợp lý, mạch lạc.

Xem xét những điểm chính bạn muốn giải quyết và những điểm phụ bạn sẽ sử dụng để hỗ trợ những điểm đó. Đảm bảo rằng các ý tưởng của bạn được sắp xếp theo cách có ý nghĩa đối với người đọc

Phần 2/3: Viết bản nháp

Viết thư yêu cầu Bước 4
Viết thư yêu cầu Bước 4

Bước 1. Sử dụng định dạng thích hợp

Viết thư của bạn theo định dạng chính xác và chuyên nghiệp của một bức thư kinh doanh là một cách tốt để tạo ấn tượng tích cực đầu tiên.

  • Ở góc trên bên trái, bạn phải bao gồm, thứ nhất, địa chỉ đầy đủ của bạn, thứ hai, ngày tháng và thứ ba, địa chỉ đầy đủ của người gửi. Không được có một dòng khoảng cách giữa mỗi chúng.
  • Bạn cũng có thể bao gồm một dòng chủ đề sau địa chỉ của người nhận, nhưng điều này là tùy chọn.
Viết thư yêu cầu Bước 5
Viết thư yêu cầu Bước 5

Bước 2. Bắt đầu bằng một lời chào

Bắt đầu nội dung chính của bức thư của bạn bằng một lời chào trân trọng thích hợp.

  • Nếu bạn biết người bạn đang viết thư cho, bạn có thể sử dụng tên của họ, ví dụ: "Caro Renato". Nếu không, bạn phải sử dụng họ và chức danh thích hợp của người đó (ví dụ: Tiến sĩ, thưa bà, thưa bà).
  • Nếu bạn không biết tên của người mà bạn đang viết thư cho, hãy sử dụng một lời chào như "Kính gửi ông hoặc bà" hoặc "Người đó có thể quan tâm".
Viết thư yêu cầu Bước 6
Viết thư yêu cầu Bước 6

Bước 3. Viết đoạn văn giới thiệu

Trong đoạn đầu tiên của bất kỳ lá thư yêu cầu nào, bạn sẽ cần giới thiệu bản thân rõ ràng và nêu ngắn gọn mục đích của lá thư, ví dụ: “Tôi viết thư với hy vọng rằng bạn sẽ cân nhắc đóng góp cho Quỹ từ thiện.

  • Nếu bạn đã có bất kỳ tương tác nào trước đó với người nhận thư, đoạn mở đầu cũng là một nơi tốt để nhắc họ về bản chất hoặc sự liên kết của họ, hoặc mối liên hệ mà bạn đã có trong quá khứ.
  • Ví dụ: "Tôi là học sinh trong lớp kịch 101 của bạn" hoặc "Tôi là chủ tịch của Quỹ từ thiện, một tổ chức mà bạn đã hào phóng giúp đỡ trong 10 năm qua" hoặc "Tôi đã liên hệ với bạn vào tháng trước về khả năng một chuyến đi đẳng cấp đến công viên giải trí của bạn ".
  • Thiết lập một kết nối không chỉ hữu ích cho người nhận mà còn có thể thúc đẩy tình cảm họ hàng với bạn, điều này có thể làm tăng khả năng yêu cầu của bạn được chấp thuận.
Viết thư yêu cầu Bước 7
Viết thư yêu cầu Bước 7

Bước 4. Viết đoạn văn cho thân bài

Điều này (hoặc những thứ này) sẽ cung cấp ngữ cảnh và thông tin bổ sung và các chi tiết cụ thể hơn về đơn đặt hàng của bạn. Đây là cơ hội để bạn giải thích chính xác những gì bạn đang yêu cầu và tại sao yêu cầu của bạn nên được chấp nhận.

  • Hãy đầy đủ nhưng ngắn gọn. Bạn nên giải thích rõ ràng những gì bạn đang yêu cầu và lý do tại sao chủ đề đáng được xem xét, nhưng người đọc sẽ không muốn đọc câu chuyện cuộc đời bạn.
  • Trực tiếp và cụ thể về những gì bạn đang yêu cầu. Người nhận không nên nghi ngờ về những gì bạn muốn. Ví dụ: "Tôi hy vọng bạn sẽ cân nhắc lặp lại khoản đóng góp hào phóng của mình trong năm nay" hoặc "Tôi trân trọng đề nghị một cơ hội để gửi lại yêu cầu này".
  • Lịch sự và sử dụng giọng điệu phù hợp với người đọc.
  • Hãy sống thật và kiểm soát cảm xúc của bạn. Nếu bạn phải thảo luận về cảm xúc của mình về một vấn đề, hãy nêu vấn đề đó thay vì thực sự xúc động, chẳng hạn như "Tôi thực sự thất vọng khi thấy điểm của mình", chứ không phải "Tôi thực sự phát cuồng với bộ truyện này!"
Viết thư yêu cầu Bước 8
Viết thư yêu cầu Bước 8

Bước 5. Viết đoạn văn kết luận

Trong đoạn cuối cùng của bạn, bạn nên làm cho người nhận của bạn biết về bất kỳ hạn chế có liên quan nào và cũng bày tỏ lòng biết ơn của bạn vì đã xem xét yêu cầu của họ.

  • Ví dụ: nếu bạn đang viết thư để yêu cầu cung cấp thông tin hoặc một cuộc họp với ai đó phải diễn ra trước một ngày nhất định để có ích, hãy lịch sự làm rõ điều này trong phần kết luận.
  • Ngay cả khi người nhận cuối cùng không chấp nhận yêu cầu của bạn, thì việc họ đã dành thời gian đọc thư và cân nhắc mong muốn của bạn là điều đáng được cảm ơn.
Viết thư yêu cầu Bước 9
Viết thư yêu cầu Bước 9

Bước 6. Thêm một đóng cửa

Cuối cùng, bức thư của bạn cần có một cách kết thúc đúng mực và lịch sự. Các tùy chọn tốt bao gồm "Trân trọng", "Trân trọng" hoặc "Lời chúc tốt đẹp nhất của tôi", theo sau là tên của bạn.

  • Nếu bạn đang gửi một bức thư thực, hãy để trống bốn dòng giữa phần đóng và tên đã nhập của bạn. Trong không gian này, ký tên của bạn bằng bút.
  • Nếu bạn đang viết bằng chữ viết tay của chính mình, thông tin này sẽ có sau khi bạn đóng, ví dụ: "Phụ lục: 2".

Phần 3/3: Hoàn thành bức thư

Viết thư yêu cầu Bước 10
Viết thư yêu cầu Bước 10

Bước 1. Thư giãn

Sau khi bạn hoàn thành bản nháp đầu tiên của bức thư, hãy đặt nó sang một bên trong vài ngày nếu thời gian cho phép. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn khác về nó khi bạn quay trở lại nó.

Viết thư yêu cầu Bước 11
Viết thư yêu cầu Bước 11

Bước 2. Xem lại và viết lại bức thư

Vui lòng đọc kỹ để đảm bảo bài viết của bạn rõ ràng, trôi chảy và đáp ứng các mục tiêu bạn đã đề ra để hoàn thành trong phần 1. Thực hiện bất kỳ sửa đổi cần thiết nào.

Một cách tốt để đánh giá bài viết của bạn là đọc to bức thư. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra bất kỳ từ nào còn thiếu và nhìn chung nhận biết được liệu ngôn ngữ có trôi chảy hay không và có đúng giọng hay không

Viết thư yêu cầu Bước 12
Viết thư yêu cầu Bước 12

Bước 3. Chỉnh sửa bản phác thảo cuối cùng

Khi bạn đã thực hiện tất cả các chỉnh sửa nền, hãy xem lại bức thư để kiểm tra bất kỳ lỗi chính tả và ngữ pháp nào bạn đã mắc phải lần đầu tiên.

Bạn cũng nên nhờ ai đó đọc thư của bạn vì mục đích đó. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để bỏ qua những sai lầm của chính bạn

Viết thư yêu cầu Bước 13
Viết thư yêu cầu Bước 13

Bước 4. Gửi thư của bạn

Gửi thư của bạn đến người nhận của bạn. Đảm bảo giữ một bản sao hồ sơ của bạn cho đến khi vấn đề được giải quyết.

Lời khuyên

  • Làm cho đơn đặt hàng của bạn dễ thực hiện nhất có thể, nói rõ người nhận có thể làm gì để giúp bạn và cung cấp bất kỳ thông tin nào có thể hữu ích cho họ trong việc cấp đơn đặt hàng của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang yêu cầu một lá thư giới thiệu, hãy xem xét đưa vào sơ yếu lý lịch của bạn.
  • Đồng thời, hãy đảm bảo giữ cho điểm chính của bức thư của bạn. Quá nhiều thông tin, đặc biệt là khi nó không có giá trị đối với người đọc, có thể gây mất tập trung và khó hiểu.
  • Hãy đặt hàng một cách tự tin và thuyết phục, nhưng đừng đưa ra yêu cầu.

Thông báo

  • Chính tả và ngữ pháp tồi có thể gây ra rất nhiều thiệt hại cho một bức thư. Nó có thể gây mất tập trung cho người đọc của bạn và có thể tạo ra ấn tượng rằng bạn không quan tâm đủ đến thứ tự của mình để làm cho nó đúng. Luôn sửa, và bất cứ khi nào có thể, hãy nhờ người đọc thứ hai xem thư của bạn.
  • Đừng cố gắng thao túng người đọc của bạn bằng những lời cầu xin tình cảm, những lời đe dọa hoặc những lời hứa không thực tế. Những kiểu kêu gọi này có nhiều khả năng làm mất lòng người đọc của bạn hơn là thuyết phục họ.

Đề xuất: